I VIAGGI DI GRUPPO - IL PREVENTIVO, ESECUZIONE DEL VIAGGIO (OPERATIVO)

Per la formazione dei preventivi nei viaggi a domanda è necessario:

• Conoscere il numero dei partecipanti;
• Avere il tempo indispensabile per richiedere i prezzi e le opzioni ai fornitori.

Restando in tema preventivi è bene ricordare che un minimo errore nel calcolo del preventivo si andrà poi a sommare per il numero di partecipanti quindi bisogna prestare molta attenzione nel calcolo della tariffa per i viaggi di gruppo, preventivo al quale si andrà poi ad aggiungere una check-list per evitare dimenticanze di servizi o di tariffazione.

IL PREVENTIVO

Il preventivo di un viaggio di gruppo mira alla determinazione del prezzo a persona e le metodologie per determinare questa somma sono diverse e variano da agenzia ad agenzia.

A parte tutto, in linea di massima, i criteri economici e tecnici per la costruzione di un preventivo sono i seguenti:

• Trasporti cioè ricercando la combinazione di trasporti più pratica evitando quindi soste o trasbordi. Se si tratta di mezzi di trasporto noleggiati è bene richiedere al noleggiatore di mettere a disposizione il miglior mezzo con personale di guida più preparato in itinerari e che conosca la lingua del paese in cui dovrà prestare servizio.
• Alberghi in quanto gli albergatori in genere indicano un prezzo tutto compreso cioè il cosiddetto forfait hotelier che considera all'interno di un prezzo unico tutti i servizi da prestare ma per quanto riguarda i pasti è bene richiedere di essere messi a conoscenza della composizione del menu per evitare di consumare sempre gli stessi piatti.
• Servizi d'agenzia in quanto le consorelle o i corrispondenti forniscono anch'essi un prezzo unico con tutti i servizi già compresi al suo interno ma va ricordato che per gruppi rilevanti si possono avere quotazioni molto più vantaggiose di quelle stabilite quindi è meglio richiedere i prezzi di volta in volta agli esecutori delle prestazioni;
• Servizi in corso di viaggio e manifestazioni in quanto per le manifestazioni non è semplice avere la biglietteria e pertanto è bene prenotarla molto tempo prima.

Una volta determinati i prezzi dei servizi specifici si aggiunge il ricarico costruito calcolando diversi elementi e il totale ottenuto andrà diviso per il numero di partecipanti determinando quindi la somma di partecipazione di ogni singolo individuo.

ESECUZIONE DEL VIAGGIO (OPERATIVO)

All'atto della conferma e del versamento dell'anticipo dovrà essere consegnata la lista dei partecipanti con l'indicazione dei dati di ogni partecipante.

L'operativo o esecuzione del viaggio comporta comunque le seguenti operazioni:

• Compilazione del programma definitivo;
• Conferma o prenotazione dei servizi;
• Emissione dei titoli di legittimazione.

Il programma definitivo di viaggio può assumere la forma di:

• Itinerario prospettico descrittivo composto da più fogli di formato tascabile e con itinerario generico dei viaggi a forfait ma con l'indicazione di tutti i dati necessari;
• Opuscolo stampato con macchine tipografiche aziendali in modo che pagina dopo pagina sarà sempre la pagina di sinistra a indicare il programma mentre saranno le pagine di destra per le fotografie.

Conferma o prenotazione dei servizi per i trasporti una volta avuta la prenotazione del mezzo si andranno ad assegnare i posti ai singoli partecipanti munendoli di un'apposita targhetta da applicare ai bagagli mentre per gli alberghi bisogna dare conferma inviando la lista delle sistemazioni indicando la quantità di camere richieste, generalità e sesso dei partecipanti.

Emissione dei titoli di legittimazione cioè emissione di biglietteria consegnando i biglietti collettivi all'accompagnatore mentre ai passeggeri viene consegnata una busta o una borsa di plastica etichettata col cognome e nome della persona e contenente eventuali biglietti individuali, le contromarche, targhette per bagagli con relative generalità ecc.

Gran parte di queste operazioni comunque oggi vengono effettuate attraverso moderni strumenti telematici.

INCENTIVE TOUR

Gli incentive tour sono quelle attività promozionali che le imprese effettuano come premio ai propri dipendenti per aver raggiunto uno o più obiettivi aziendali prefissati e questa tipologia di viaggi devono distinguersi dai tipici viaggi turistici e hanno come prerogativa flessibilità ed idee.

Incentivare significa infatti motivare gli uomini affinché superino la quota di budget stabilità e vengono incentivati appunto tramite questi viaggi premio, questi incentive travel.

Il mercato dei viaggi premio si sta oggi estendendo con riferimento alle strategie promozionali delle aziende ed esaminando alcune tematiche di grande attualità abbiamo:

• Rapporto incentive-marketing dove la campagna incentive viene sempre più vista come strumento di marketing da integrare con la pubblicità, la promozione e le pubbliche relazioni;
• Rapporto marketing-turismo dove gli operatori progettisti di viaggi incentive devono possedere grandi abilità nel settore del marketing e del turismo tenendo quindi conto che i viaggi incentive non sono viaggi di catalogo bensì si tratta di viaggi costruiti per una determinata aziende, per un determinato personale e per determinati obiettivi;
• Nuove esigenze da parte delle imprese che portano a richiedere una sala convegni all'albergo scelto per il soggiorno e occorre inoltre accertarsi che l'agenzia di viaggio abbia ben compreso le esigenze delle persone a cui è rivolta la campagna di incentivazione;
• Efficacia della comunicazione in quanto occorre comunicare ai partecipanti l'importanza dell'obbiettivo da raggiungere valorizzando di conseguenza il viaggio premio;

Non è ipotizzabile che un viaggio incentive creato per un'azienda sia poi ceduto ad un'altra azienda in quanto è appunto un viaggio creato secondo determinate caratteristiche, infatti, se un viaggio è creato per un'agenzia di moda sarà ricercato un albergo con una certa estetica e inoltre sarà preso un personale che abbia buone capacità comunicative in quel campo per poter dialogare con il cliente.

Si stanno intanto sviluppando degli pacchetti incentive elastici in modo da poter essere adattati alle diverse esigenze aziendali.